Viết email cho giáo sư
Gửi email cho giáo sư để xin gia hạn hoặc thư giới thiệu12 lượt hội thoại qua 2 lộ trình luyện tập — luyện cùng Giáo sư.
Xem trước hội thoại
Yêu cầu gia hạn thời gian làm bài tập
basicSubject: Request for Extension on Research Paper — [Your Name], HIST 201 Dear Professor Johnson, I hope this email finds you well. I am writing to request a short extension on the research paper that is due this Friday.
Khi gửi email cho giáo sư, dòng tiêu đề ("Subject line") nên ngắn gọn, rõ ràng và bao gồm mã số khóa học để dễ nhận biết. Bắt đầu bằng "Dear Professor" + họ. "I hope this email finds you well" là lời chào tiêu chuẩn trong email.
Hi [Name], Thank you for reaching out. Can you tell me a bit more about your situation? I generally do not grant extensions without a valid reason, but I am willing to listen. What is going on?
Giáo sư thường khá trực tiếp trong email. "grant an extension" là cách nói tiêu chuẩn để chấp thuận gia hạn. Giáo sư hỏi "what is going on" là để bạn có cơ hội giải thích, không phải đang chất vấn.
Thank you for understanding. I have been dealing with a family emergency — my grandmother was hospitalized back in China and I have been on the phone with my family a lot this week. I have completed about 70% of the paper but need a few more days to finish the remaining sections and proofread.
Cảm ơn bạn đã thông cảm. Mình đang giải quyết một việc khẩn cấp của gia đình – bà mình ở Trung Quốc đang nhập viện, nên tuần này mình phải gọi điện cho gia đình liên tục. Mình đã hoàn thành khoảng 70% bài luận rồi, nhưng cần thêm vài ngày để hoàn thành phần còn lại và chỉnh sửa.
Tình huống khẩn cấp gia đình ("family emergency") là một trong những lý do được thông cảm nhất để xin gia hạn. Hãy giải thích bạn đã hoàn thành được bao nhiêu, điều này cho thấy bạn không trì hoãn mà thực sự gặp khó khăn.
I am sorry to hear about your grandmother. Of course, family comes first. I can give you until next Wednesday. Please submit it by 11:59 PM through the course portal. Also, if you need any other support, the Dean of Students office can help with academic accommodations.
Tôi rất tiếc khi nghe về bà của bạn. Chắc chắn rồi, gia đình là quan trọng nhất. Tôi có thể gia hạn cho bạn đến thứ Tư tuần sau. Vui lòng nộp bài trước 11:59 tối qua nền tảng khóa học. Ngoài ra, nếu bạn cần hỗ trợ khác, văn phòng sinh viên có thể giúp bạn sắp xếp việc học.
Văn phòng Dean of Students có thể cung cấp các "academic accommodations" (hỗ trợ học tập) chính thức cho sinh viên gặp khó khăn, bao gồm gia hạn, giảm số môn học, v.v. Đây là một nguồn hỗ trợ quan trọng của trường đại học mà nhiều sinh viên không biết có thể sử dụng.
Thank you so much, Professor Johnson. I really appreciate your flexibility. I will have it submitted by Wednesday. I hope you have a good rest of your week. Best regards, [Your Name]
Kết thúc email bằng "Best regards" là cách chuẩn mực và trang trọng. Sau "Thank you", thêm một lời chúc (have a good rest of your week) sẽ thể hiện sự lịch sự. Đừng quên chữ ký nhé.
You are welcome. I hope your grandmother recovers soon. Take care of yourself and do not hesitate to reach out if you need anything else.
Không có gì ạ. Mong bà của bạn sớm bình phục. Giữ gìn sức khỏe nhé, nếu cần gì khác cứ liên hệ với tôi.
"Do not hesitate to reach out" là một câu kết thúc email rất phổ biến, có nghĩa là hãy liên hệ bất cứ lúc nào nếu có việc. Giáo sư nói điều này là thật lòng.
Yêu cầu thư giới thiệu
intermediateSubject: Recommendation Letter Request — [Your Name], HIST 201 Fall 2025 Dear Professor Johnson, I hope you are doing well. I am reaching out because I am applying to graduate programs in public policy, and I was wondering if you would be willing to write me a letter of recommendation.
Yêu cầu thư giới thiệu ("letter of recommendation") là một bước cần thiết trong quá trình nộp đơn vào chương trình sau đại học. Hãy yêu cầu ít nhất một tháng trước, và dòng tiêu đề email phải rõ ràng. "asking if they would be willing" lịch sự hơn là yêu cầu trực tiếp.
Hi [Name], Thank you for thinking of me! I remember your excellent work in my class, especially your final paper on immigration policy. I would be happy to write you a strong letter. When are the deadlines, and could you send me your resume and a list of programs you are applying to?
Giáo sư nói “a strong letter” có nghĩa là họ sẽ viết một lá thư giới thiệu tích cực. Nếu giáo sư không muốn viết, họ thường sẽ từ chối khéo hoặc gợi ý tìm người khác. Việc giáo sư yêu cầu sơ yếu lý lịch và danh sách các trường bạn nộp đơn là quy trình tiêu chuẩn, giúp họ điều chỉnh nội dung thư giới thiệu cho phù hợp với từng chương trình.
Thank you so much! The earliest deadline is January 15th for Columbia. I have attached my resume and a list of five programs I am applying to. I also included a short summary of why I am interested in public policy, in case that helps.
Cảm ơn rất nhiều! Hạn chót sớm nhất là ngày 15 tháng 1, Đại học Columbia. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch và danh sách năm dự án mà tôi đang nộp đơn. Tôi cũng đính kèm một tuyên bố cá nhân ngắn gọn về động lực, hy vọng nó sẽ hữu ích.
Cách chuyên nghiệp nhất là chuẩn bị sẵn tất cả tài liệu và gửi cho giáo sư cùng một lúc. Kèm theo bản tóm tắt thư bày tỏ nguyện vọng (personal statement summary) có thể giúp giáo sư viết thư giới thiệu phù hợp hơn.
This is very helpful — thank you for being so organized. One question: should I highlight your research skills, your analytical writing, or both? Also, do any of these programs have specific forms I need to fill out, or do they all accept a general letter?
Điều này rất hữu ích – cảm ơn bạn đã sắp xếp mọi thứ rất có hệ thống. Một câu hỏi: Tôi nên nhấn mạnh khả năng nghiên cứu, khả năng viết phân tích của bạn, hay cả hai? Ngoài ra, có mẫu đơn cụ thể nào tôi cần điền cho các dự án này không, hay họ chấp nhận thư giới thiệu chung?
Hệ thống thư giới thiệu thường rất nghiêm túc, giáo sư sẽ điều chỉnh nội dung thư giới thiệu dựa trên định hướng cụ thể mà bạn nộp đơn. Một số trường có biểu mẫu giới thiệu chuyên dụng, một số chấp nhận thư chung. Việc thông báo trước cho giáo sư những chi tiết này là rất quan trọng.
I think emphasizing both would be great, especially my ability to connect historical research with current policy debates. Three programs use a general letter upload, and two have online forms — I will send you the links separately. Thank you again for doing this.
Tôi nghĩ cả hai đều rất quan trọng, đặc biệt là khả năng kết nối nghiên cứu lịch sử của tôi với các cuộc tranh luận chính sách hiện tại. Ba dự án được tải lên bằng thư giới thiệu chung, hai dự án có biểu mẫu trực tuyến – tôi sẽ gửi riêng các liên kết cho bạn. Cảm ơn một lần nữa.
Việc có thể diễn đạt rõ ràng những khía cạnh bạn muốn giáo sư nhấn mạnh là một cách giao tiếp trưởng thành. Chủ động thông báo cho giáo sư những điểm trọng tâm này là điều bình thường và được hoan nghênh, không cần phải cảm thấy ngại ngùng.
Sounds like a plan. I will aim to have everything done by January 10th so you do not have to worry as the deadline approaches. Good luck with your applications — I think you have a strong profile for public policy programs.
Vậy nhé! Tôi sẽ cố gắng hoàn thành mọi thứ trước ngày 10 tháng 1 để bạn không phải lo lắng khi gần đến hạn chót. Chúc bạn nộp đơn thành công nhé – tôi nghĩ kinh nghiệm của bạn rất phù hợp với chương trình chính sách công đấy.
Giáo sư nói bạn có "a strong profile" là một lời đánh giá rất cao. Trong quá trình nộp đơn vào chương trình sau đại học, thư giới thiệu của giáo sư thường quan trọng hơn điểm thi chuẩn hóa. Duy trì mối quan hệ tốt với giáo sư là chìa khóa để du học.
Cụm từ then chốt
reaching out
Liên hệ/Chủ động giao tiếp
grant an extension
Duyệt gia hạn
family comes first
Gia đình là quan trọng nhất
Dean of Students
Trưởng phòng Công tác Học sinh
academic accommodations
Chăm sóc học tập/Sắp xếp đặc biệt
recovers soon
Mau khỏe nhé
do not hesitate to reach out
Vui lòng liên hệ bất cứ lúc nào
a strong letter
Một lá thư giới thiệu ấn tượng
resume
Sơ yếu lý lịch
research skills
Khả năng nghiên cứu
analytical writing
Phân tích viết
general letter
Thư giới thiệu chung
Ghi chú văn hóa
- •Khi gửi email cho giáo sư, dòng tiêu đề ("Subject line") nên ngắn gọn, rõ ràng và bao gồm mã số khóa học để dễ nhận biết. Bắt đầu bằng "Dear Professor" + họ. "I hope this email finds you well" là lời chào tiêu chuẩn trong email.
- •Giáo sư thường khá trực tiếp trong email. "grant an extension" là cách nói tiêu chuẩn để chấp thuận gia hạn. Giáo sư hỏi "what is going on" là để bạn có cơ hội giải thích, không phải đang chất vấn.
- •Tình huống khẩn cấp gia đình ("family emergency") là một trong những lý do được thông cảm nhất để xin gia hạn. Hãy giải thích bạn đã hoàn thành được bao nhiêu, điều này cho thấy bạn không trì hoãn mà thực sự gặp khó khăn.
- •Văn phòng Dean of Students có thể cung cấp các "academic accommodations" (hỗ trợ học tập) chính thức cho sinh viên gặp khó khăn, bao gồm gia hạn, giảm số môn học, v.v. Đây là một nguồn hỗ trợ quan trọng của trường đại học mà nhiều sinh viên không biết có thể sử dụng.
- •Kết thúc email bằng "Best regards" là cách chuẩn mực và trang trọng. Sau "Thank you", thêm một lời chúc (have a good rest of your week) sẽ thể hiện sự lịch sự. Đừng quên chữ ký nhé.
- •"Do not hesitate to reach out" là một câu kết thúc email rất phổ biến, có nghĩa là hãy liên hệ bất cứ lúc nào nếu có việc. Giáo sư nói điều này là thật lòng.
- •Yêu cầu thư giới thiệu ("letter of recommendation") là một bước cần thiết trong quá trình nộp đơn vào chương trình sau đại học. Hãy yêu cầu ít nhất một tháng trước, và dòng tiêu đề email phải rõ ràng. "asking if they would be willing" lịch sự hơn là yêu cầu trực tiếp.
- •Giáo sư nói “a strong letter” có nghĩa là họ sẽ viết một lá thư giới thiệu tích cực. Nếu giáo sư không muốn viết, họ thường sẽ từ chối khéo hoặc gợi ý tìm người khác. Việc giáo sư yêu cầu sơ yếu lý lịch và danh sách các trường bạn nộp đơn là quy trình tiêu chuẩn, giúp họ điều chỉnh nội dung thư giới thiệu cho phù hợp với từng chương trình.
- •Cách chuyên nghiệp nhất là chuẩn bị sẵn tất cả tài liệu và gửi cho giáo sư cùng một lúc. Kèm theo bản tóm tắt thư bày tỏ nguyện vọng (personal statement summary) có thể giúp giáo sư viết thư giới thiệu phù hợp hơn.
- •Hệ thống thư giới thiệu thường rất nghiêm túc, giáo sư sẽ điều chỉnh nội dung thư giới thiệu dựa trên định hướng cụ thể mà bạn nộp đơn. Một số trường có biểu mẫu giới thiệu chuyên dụng, một số chấp nhận thư chung. Việc thông báo trước cho giáo sư những chi tiết này là rất quan trọng.
- •Việc có thể diễn đạt rõ ràng những khía cạnh bạn muốn giáo sư nhấn mạnh là một cách giao tiếp trưởng thành. Chủ động thông báo cho giáo sư những điểm trọng tâm này là điều bình thường và được hoan nghênh, không cần phải cảm thấy ngại ngùng.
- •Giáo sư nói bạn có "a strong profile" là một lời đánh giá rất cao. Trong quá trình nộp đơn vào chương trình sau đại học, thư giới thiệu của giáo sư thường quan trọng hơn điểm thi chuẩn hóa. Duy trì mối quan hệ tốt với giáo sư là chìa khóa để du học.
Cách luyện tập
Nghe một lần
Nghe trọn đoạn hội thoại trước để quen với nhịp điệu và ngữ cảnh.
Lặp lại từng câu
Bắt chước cách phát âm, ngữ điệu và nhịp điệu — từng câu một.
Nhập vai
Đóng vai du khách và luyện tập trực tiếp với người nói còn lại.
Câu hỏi thường gặp
What do you say when "emailing your professor" in English?
What will staff/locals say to you during "emailing your professor"?
How many English phrases are in this "Emailing Your Professor" scene?
Are there cultural tips for "emailing your professor"?
Liên quan
Xem tất cả →Muốn nghe phát âm như người bản xứ? Bắt đầu luyện ngay
Đăng ký miễn phí để luyện nhập vai mọi câu trong tình huống này
Bắt đầu miễn phí